matic@bizkorner.siGSM: +386 41 364 023
Si že kdaj zakrivil “death by powerpoint”? Takole se lotiš, da se ti to ne bo več dogajalo.

Si že kdaj zakrivil “death by powerpoint”? Takole se lotiš, da se ti to ne bo več dogajalo.

Čas branja: 7 minut

Med novoletnimi prazniki sem brskal za odličnimi Ted predavanji in moram reči, da me velika večina predavateljev naravnost navduši s svojimi predstavitvami. Si morda opazil, da je kar precej Ted govornikov brez “slajdov” ali pa so ti zelo minimalistični?

Predvidevam, da si že kdaj sedel na kakšni strokovni konferenci ali predstavitvi. Powerpoint je na takšnih dogodkih kar običajen pripomoček. Nekatere predstavitve so grozno mučne in neprijetne – zaradi neveščega govorca, zaradi posilstva s powerpoint slajdi in posledičnim death-by-powerpoint, ali pa zaradi obojega skupaj.

Še ena anekdota iz časov, ko sem bil še aktiven v BNI. Kot “IT guy” sem kolegom iz skupine na sestankih vedno priskočil na pomoč, ko so imeli probleme s prezentacijami, z nastavitami in podobnimi tehničnimi malenkostmi.

Med njimi je bila tudi dama v zrelejših letih, ki na sestanke ni nosila svojega računalnika, marveč je predstavitev enkrat prinesla na ključku in tako sem rade volje za prezentacijo ponudil svoj računalnik. Vse sem uredil, zagnal prezentacijo. Dama prične z govorjenjem in na zaslonu se prikaže zagotovo 20 × 40 razpredelnica, polna finančnih podatkov. Na full HD zaslonih je stvar za silo berljiva tistemu, ki gleda s tridesetih centimetrov razdalje. Ampak tisti projektor pa je prikazal, kar je zmogel. Nihče ni (z)mogel nič prebrati, skratka.

Na stropih po sejnih sobah je še vedno veliko projektorjev, ki majo precej slabšo (1024×786 pik) ločljivost. Ta pa ni najbolj primerna za tako detajlne podatke. No, za to, da se ni dobro videlo, je gospa v zrelih letih, kakopak, okrivila mene. 🙂

Prva prezentacija nikakor ne more biti dobra, ne powerpoint slajdi in ne sam nastop

Spomnim se svoje prve. Nikakor ni šlo, čeprav sem v pripravo slajdov vložil kakšne 4 ure dela, sama predstavitev pa je trajala 10 minut. Usta sem imel suha kot poper, glasilke so me zatajile ob prvem glasu, ki sem ga skušal spraviti iz grla. Nerodno sem se prestopal in ko sem končno izustil svoj prvi stavek je bil točno ta, ki mi gre pri vseh govorcih najbolj na živce: “Dober dan še v mojem imenu”. Nato sem za kakšnih izjemno dolgih 10 sekund povsem izgubil nit, ker sem pač razmišljal o tem, kakšen cepec sem.

Okej, nekaj let kasneje je zgodba drugačna. Vaja dela mojstra, če mojster dela vajo.

Powerpoint je orodje in ne fetiš

Kot vsako orodje, se je tudi tega treba naučiti pravilno uporabljati. Za začetek malo razmisli, kaj te najbolj moti, ko si prisiljen da poslušaš porazno slabe predstavitve.

Med kot razmišljaš, ti pa jaz zapišem, kaj mene vrže iz tira.

  1. “Lep dober dan še v mojem imenu”. Grrrrr, brrrrrrrr … !”#/&%!”# – me kar strese. Res ne obstaja nič boljšega? Je res treba biti tako hudičevo uraden in pisarniško sterilen?
  2. preveč besedila na posamezni prosojnici.
  3. Še boljše: Excel tabela s 30 vrsticami in 30 stolpci, notri pa bilančni podatki podjetja za zadnjega četrt stoletja. Jooooooj, človeka prime, da bi se kar na Žalah ulegel in zaspal.
  4. premajhna velikost besedila na prosojnicah;
  5. rumeno besedilo na svetli podlagi in nasploh premalo kontrastov;
  6. tisti, ki predstavlja, se ni nič pripravil in bere besedilo s prosojnice besedo za besedo.

Kaj bi powerpoint prezentacija morala biti

Prosojnice morajo ilustrirati to, kar govoriš. Ne smejo tekmovati s teboj za pozornost. Mnogokrat je dovolj le ena beseda, ena fotka, ena ilustracija – toliko, da narediš vtis interaktivne multimedijske predstavitve. Take predstavitve najbolj zažigajo.

Izbira barv

Čim bolj kontrastno. Zavedaj se, da če nekaj dobro izgleda na zaslonu, še ni nujno, da bo dobro izgledalo na projektorskem platnu. Tam moraš v zakup vzeti še faktorje kot so svetilnost samega projektorja, ločljivost projicirane slike, dnevna svetloba iz oken in svetloba iz luči in pa kombinacija obojega. Vse to ti lahko bistveno okrni predstavitev.

Najboljše je, da se odpoveš nekim fancy predlogam in predstavitev postaviš v minimalističnem slogu. Ne pozabi tudi, da boš zagotovo imel med publiko tudi take, ki nosijo očala ali so drugače slabovidni.  Rumena v tvojem naboru barv v powerpointu ne sme obstajati, če ni na zelo temni podlagi.

Izbira fontov

Izbiraj fonte brez serifov (pisave Arial, Calibri, Futura, …). Serifni fonti so namenjeni tiskanju na papir, fonti brez serifov so pa boljše berljivi na zaslonih. Zanimivost: elektronski bralniki, tisti, ki uporabljajo tehnologijo e-ink, v večini primerov priporočajo serifne pisave. In res je bralna izkušnja boljša, če bereš v Times New Roman pisavi, kot pa v denimo Arial. Še en dokaz, da je e-ink po uporabniški izkušnji res bolj podoben navadnemu papirju, kot pa LCD zaslonu telefona ali tablice.

Slika iz projektorja ni teleprompter, uporabljaj bullete.

Če si bolj v medijskih vodah, potem veš, da je teleprompter naprava, ki ti omogoča, da z nje bereš besedilo, gledalec pa ima občutek, da govoriš “iz glave” in da ga gledaš v oči.

No, powerpoint predstavitve niso namenjene temu, da na prosojnice vržeš prav vsako besedo, ki jo misliš povedati. Vedi, da je v tem primeru manj več, kar pomeni, da na prosojnice napiši le oporne točke, ki tudi poslušalcem nekaj povedo, tebe pa spomnijo na to, kaj si nameraval povedati.

Še boljše: če vidiš na sam zaslon prenosnika, si lahko napišeš opombe, ki bodo vidne samo na zaslonu prenosnika. Ponekod v predavalnicah in dogodkih imajo na voljo posebne monitorje, ki so postavljeni pred govorca in so namenjeni le njemu. Tam pa seveda lahko izkoristiš priložnost in si bolj podrobno zapišeš stvari, ki jih ne smeš pozabiti omeniti. Ampak še vedno: bodi dobro pripravljen, da ti ne bo potrebno brati.

Ne pretiravaj z bulleti – lahko nastopi “death by bullet”. Pravilo 6×6.

“Death by bullet point” nastopi takrat, ko dejansko zamoriš svoje poslušalce s samim številom bulletov. Imej jih minimalno, ne več kot kakšne 3-4 na enem slajdu. Kar pripelje do pravila 6×6. Ne več kot 6 besed v vrstici in ne več kot 6 vrstic na celotnem slajdu. Če boš imel več, kar pozabi na učinkovitost. Ljudje bodo zehali, gledali na svoje telefone ali pa bodo zavzeto brali to, kar imaš na prosojnicah in tako si izgubil bitko za pozornost s svojo lastno powerpoint predstavitvijo.

Priprava na prezentacijo

Malo je takih talentov, da ne potrebujejo priprave. Pred predstavitvijo dobro premisli, kaj želiš sporočiti in potem naj vse gre v to smer. V pripravo naj bo vključena tudi generalka, kar pomeni, da pred ogledalom ali pred domačimi izpelješ predstavitev.

Na tak način boš poznal tudi časovno komponento. Večkrat vidim predstavitve, ko ima nekdo na voljo npr. 15 minut ali pol ure, število slajdov pa krepko presega številko 50. Pride do 10, nato pa prične “tole bomo preskočili, tole ni pomembno, no, to tudi ni pomembno, tole je pomembno, pa mi zmanjkuje časa, no, hvala za pozornost, je kakšno vprašanje?”

V preteklih letih sem na nekaj mesecev imel 10 minutne predstavitve svojega posla.  Nobena predstavitev ni imela več kot kakšnih 7-8 slajdov. Od tega je bil eden uvodni, eden zaključni. Kar pomeni, da sem za vsebino dejansko uporabil le 5-6 slajdov.

Priprava na samem mestu prezentacije

Ni je hujše stvari kot to, da se par minut pred nastopom zaveš, da imaš na računalniku le HDMI priključek, med tem kot ti daje projektor v sejni sobi možnost le VGA priklopa. Evo, pa si pečen. Kako boš to rešil?

Če ti okolje ni poznano, se vedno prej pozanimaj, kaj potrebuješ za uspešno izvedno svoje predstavitve.

Iz tira te lahko spravijo tudi stvar kot so:

  • nenadejan windows update (grrr, f-ing Microsoft yet again);
  • za prezentacijo nujno potrebuješ zvok, tega pa v dvorani nimajo. Zvočniki prenosnika so večinoma povsem neuporabni. Morda ni slabo s seboj nositi kakšne bluetooth zvočnike, da za silo rešiš problem;
  • baterija v prenosniku je prazna, razdelilec pod mizo je poln, naslednja vtičnica pa nepraktično daleč;
  • na računalniku nimaš zadnje različice prezentacije, ker si zadnji hip zvečer na domačem računalniku naredil še nekaj pomembnih popravkov. Vedno imej pri sebi USB ključek z zadnjo različico. Več ključkov z isto prezentacijo. Tudi kopija v oblaku ni vedno rešitev, ker ni nujno, da boš imel na mestu predstavitve dostop do interneta.

Powerpoint moti zbranost

Če imaš preveč besedila na prosojnici ali je na njej nek graf, ki je kompleksen za razumevanje, se ti utegne zgoditi, da bodo ljudje posvetili vso pozornost dojemanju tega, kar vidijo in bodo povsem odmislili to, da zraven še ti nekaj govoriš.

Tega vsekakor nočeš. Powerpoint naj bo podpora temu, kar govoriš in ne obratno. Pozornost naj bo vedno na tebi in na tem, kar govoriš. Če pa že imaš kaj kompleksnega na sladju, ga pa razloži.

A, še to zgoraj sem omenil, zvok v predstavitvah. Če ne vrtiš kakšnega videa ali glasbe, ki je nujno potrebna za tvojo predstavitev, potem se izogibaj zvokom, ki so ti v powerpointu na voljo (na primer ob prehodih slajdov). Izpadeš lahko zelo češko, če bo vse šklopotalo in cingljalo.

Kaj sam prakticiram, pa morda pride tebi tudi prav.

  • sprosti se, nihče te ne bo pojedel,
  • uporaba dobrega humorja ima čarobne učinke – šali se na svoj račun, nikoli na poslušalčev,
  • ne bodi statičen, obrni se, naredi kakšen korak,
  • govori glasno, da te vsi slišijo.
  • a po drugi strani ne bodi kot vrtavka in ne nabiraj kilometrov po odru. Izjemno naporno je zelo slediti nekomu, ki se sprehaja iz enega skrajnega kota odra, do drugega. Pazi: nisi na gledališkem odru.
  • Roke iz žepa! Poznal sem modela, ki je med svojimi predstavitvami tiščal roke v žep. Še huje: v enem žepu je vedno imel šop ključev in je med celotno predstavitvijo rožljal z njimi.
  • Ob dejstvu, da imamo vsi že pametne telefone, nimaš več izgovora, da se ne bi vsaj med vajo posnel. Nato pa moraš seveda tudi analizirati posnetke. Vem, meni ni težje stvari, kot gledati in poslušati sebe na video posnetku. Ampak se dobro obnese. Naenkrat sem postal pozoren, da sem drastično preveč uporabljal mašila kot so “pač”, “v bistvu” ali pa tisti grozen polglasniški “eeeeeeeemmmm” tik pred tem, ko sem želel kaj povedati.
  • Kozarec ali steklenica vode. Nujno in obvezno moraš imeti nekaj vode pri sebi. Čeprav si navajen govoriti, se ti lahko zgodi, da bodo tvoja usta in grlo povsem izsušena. S požirkom vode dosežeš dvoje: navlažiš svoje govorne organe. Če pa si gostobeseden pa s požirkom še razbremeniš ušesa poslušalcev, saj takrat pač ne moreš govoriti.
  • Ne dirjaj. Govori pa z dinamiko: nekaj povej hitreje, drugo počasneje, izmenjuj glasno in tišje … vse to doda posebno dinamiko predstavitvi in tako ne bo monotona.
  • Nekaj sekund premora na pravem mestu doseže magične učinke, ko želiš nekaj zares poudariti. In prav nič ne bo narobe, če boš še enkrat ponovil nekaj zelo pomembnega;
  • Opazuj folk (verjamem, da je to ena izmed težjih stvari). Če opaziš, da gledajo v svoje telefone, potem nekaj ne delaš prav.
  • Komuniciraj s poslušalci … zastavi jim (retorično) vprašanje. Lahko opaziš kimanje nekaterih, kar pomeni, da aplicirajo na svoje izkušnje. V tem primeru si zmagal.
  • Nasmešek ali smeh na obrazih poslušalcev, pa četudi je bolj kisel, ni znak, da je s teboj kaj narobe. Morda so se samo spomnili na nekaj iz lastnih življenj. In tudi v tem primeru si zmagal.

Obstaja alternativa Powerpointu? Prezi, Sway … poznaš to?

Powerpoint je tako old school. Vsi počnemo iste stvari, vsi skušamo nekaj šarmirati. Kaj pa, če bi se predstavitev lotil povsem drugače?

Microsoft Office Sway je spletna storitev, ki je namenjena drugačnim predstavitvam, kjer precej lažje vključiš tudi zunanje vire, kot je video, audio. Z njim narediš interaktivne predstavitve, s katerimi lahko svoje stranke obveščaš o svojih izdelkih ali storitvah. Sway je odlično orodje za pripovedovanje zgodb.

Na naslovu prezi.com pa boš našel drugo alternativo Powerpointu. Težko je kaj napisati o njem, ker je tako drugačen kot Powerpoint. Najboljše, da si pogledaš, kaj vse lahko narediš z njim. V glavnem pa gre recimo za eno veliko platno, na katerem potem zumaš od enega do drugega slajda. Vmes pa imaš krasne in še zdaleč ne dolgočasne animacije.