matic@bizkorner.siGSM: +386 41 364 023
Iz prakse: ukrotil sem svoj poštni predal. Enkrat za vselej.

Iz prakse: ukrotil sem svoj poštni predal. Enkrat za vselej.

Čas branja: 5 minut

Bi si kar upal trditi, da je vsakomur groza pogledati v poln elektronski predal, kjer ikona v grozeči rdeči barvi šteje število neprebranih mailov. Še bolj groza je, če je ta številka štirimestna. V sanjah me pa občasno preganja ikona z značko 99.999+ neprebranih mailov.

Že sam pogled na ikone predstavlja svojevrsten stres. Kako si lahko prepričan, da med vso to množico neprebranih mailov ni zares nekaj pomembnega, kar si morda spregledal?

Če je email orodje, potem je morda smiselno, da je orodjarna dobro pospravljena.

Inbox Zero priskoči na pomoč

Že pred več kot desetimi leti sem trčil v problem, ko je enostavno preveč elektronskih sporočil ostajalo neprebranih. Številke so se vztrajno večale, jaz sem pa iz dneva v dan imel večji občutek nemoči, oziroma da je mailbox tisti, ki mene nadzoruje, namesto da bi bilo obratno.

Tako je padla odločitev, da je zaradi mojega duševnega zdravja potrebno počistiti elektronski predal. Takrat sem ob brskanju po internetu prišel tudi do razmeroma enostavne in precej radikalne rešitve: Inbox Zero.  In prvo, kar sem storil je bil pritisk kombinacije tipk CTRL+A (select all) in nato DEL. 🙂

Okej, ne, tako radikalnega čiščenja in harakirija si pa nisem upal storiti.

Cilj: prazen inbox

Najprej sem moral prek največjega strahu: FOMO ali po domače Fear Of Missing Out. Bal sem se, da je v tisti množici neprebranih sporočil še kaj pomembnega. No, najbrž je bilo, ampak nekje je bilo potrebno začeti.

Pogumno sem pritisnil CTRL+A in nato vso elektronsko pošto, ki je bila v inboxu, prestavil v podmapo. Mislim, da sem jo ob pomanjkanju domišljije poimenoval kar “stara pošta”. In še nekaj sem storil: vse neprebrane sem označil za prebrane.

In tako sem v minuti dosegel cilj: prazen inbox in nobeno sporočilo ni bilo neprebrano. Kakšen občutek svobode!

Ampak največja bitka se je seveda šele začela. Nagrada pa je toliko večja, kajti občutek praznega poštnega predala, preden greš na dopust, se ne more primerjati z ničemer.

Inbox Zero je radikalen. Včasih preveč.

Metoda Inbox Zero je zelo radikalna in načeloma tudi zelo enostavna, le v praksi se izkaže, da jo je treba malce modificirati, da ustreza posamezniku. Vsaj pri meni je bilo tako.

Vsako elektronsko sporočilo presojam po teh pravilih:

  1. Lahko na sporočilo odgovorim takoj oziroma ali lahko to, kar nekdo od mene želi, opravim v petih minutah ali manj? Če ja, potem to res naredim takoj in ne odlašam. Ko je narejeno, mail takoj prestavim v arhiv.
  2. Lahko mail oziroma nalogo nekomu delegiram? Če da, potem takoj delegiram in nato mail arhiviram..
  3. Mail z nalogo, ki je odmaknjena v prihodnost. Naredim si koledarski vpis in mail arhiviram.
  4. Maili, ki se me ne načeloma ne tičejo, a so bili poslani tudi meni v vednost. Žal prepogosta praksa v podjetjih, kjer imajo ljudje občutek, da morajo z vsem seznanjati celotno firmo. Take maile brišem.

To je to. Če se držiš strogo, potem na se ti količina mailov, ki ti občepijo med prejeto pošto oz v “inboxu” drastično zmanjša. Iz tega sledi precej manj živčnosti in slabe volje. Kar srce zaigra, ko na mailboxu vidiš, da si veliko stvari oddelal in je napredek vsak trenutek viden.

Seveda pa to vedno ne pije vode. Zato sem si sam malce priredil pravila oziroma sproti modificiral metodo, pač glede na realne potrebe.

Hekanje in tweakanje

  1. Za maile, ki so informativne narave, pa je vseeno dobro, da jih kdaj pogledam (razni alarmi in podobno) naredim poseben filter, ki mi take maile ne odlaga direktno v mailbox, marveč v posebno podmapo, ki jo dnevno pregledam.
  2. Maili, kjer moram nekoga čakati, da nekaj naredi, mi ostanejo v mailboxu, da slučajno ne bi pozabil nanje.
  3. Mailov praktično ne brišem (več), ampak jih arhiviram v eno mapo. Ob današnjih zmogljivostih Outlooka oziroma poštnih strežnikov, kot so v Office 365 ali pri Googlu, je najlažji način organiziranja elektronske pošte metanje vsega v isti žakelj, kajti z iskalnimi parametri, kot so “from:”, “to:” ali “has:attachment” lažje pridem do želenih stvari, kot pa če bi se ukvarjal z brskanjem po zapleteni strukturi map.

Koliko folderjev imam jaz?

Okej, vseeno jih je preveč. Ampak če ne bi bil naročen na eno kopico mail newslettrov, bi bili denimo samo ti štirje:

  • Inbox (osnovna mapa)
  • Stranke (kamor mečem vse od svojih strank)
  • Dobavitelji (kamor mečem vse od takšnih ali drugačnih dobaviteljev vsega mogočega)
  • Pomembno (tu pristanejo maili, ki jih je pametno imeti v posebni mapi)

V mojem inboxu vedno ostane nekaj mailov, ampak pred dopusti jim je bolj dolgčas, ker jih tam ni prav veliko.

Še malo pridige: brez discipline ne gre

Nikar ne imej mail programa venomer odprtega. Določi si nekaj časovnih terminov skozi svoj delavnik in elektronsko pošto preverjaj denimo vsaki dve uri. Ob odprtju poštnega predala, ga takoj čim bolj očisti po principih Inbox Zero.

Uredi si filtre za pošto, ki jo lahko brez težav takoj pospraviš v arhiv. Sproti se odjavljaj z vseh mailing list, ki jih ne bereš redno. Bodi pošten do sebe in resnično obdrži le naročene newslettre, ki jih redno in z veseljem prebiraš. Vse ostalo gre na “unsubscribe” listo za odstrel.

Okej, to je best practice. Če pa imaš šiht, ko moraš praktično non-stop viseti na mailu, to ne gre. Lahko pa poskusiš. 🙂

Pa še glede pisanja same elektronske pošte

Ker je čas dobrina, ki jo imava tako jaz kot ti v povsem enakem izobilju, je prav, da oba spoštujeva čas drugih in zato ne izvajava poštno-inflacijskih pritiskov na elektronske predale drugih ljudi. V praksi to nekako pomeni, da napišem le toliko dolg email, kolikor je minimalno potrebno, da komunikacija teče. Manj je torej več.

In če ni absolutno f-ing nujno, ne vključujem desetin ljudi v CC in BCC polja. Če bi imel takšno prakso, bi se zagotovo pri množici ljudi že zapisal kot spammer ali pa se znašel celo na interni black listi, ki si jo lahko v svojem mail programu zgradi praktično vsakdo.

Iskanje elektronske pošte v Outlooku ali v spletni pošti (npr. Gmail)

Gmail je star že 15 let in že takoj v začetku je ponudil povsem drugačno izkušnjo dela z elektronsko pošto, kot smo jo bili do tedaj navajeni. V osnovi nima nobenih map, marveč samo značke, ki jih lahko posameznemu tipu elektronskih sporočil pripenjamo. Vsa elektronska pošta je torej le v enem predalu, le da jih je kasneje Google začel razvrščati še v razdelke Primary, Social, Promotions, Updates in Forums (oziroma v slovenske ekvivalente teh poimenovanj).

Ključnega pomena je torej, da lahko pošto preprosto poiščemo. Google pač zna z iskanjem, zato so tudi za Gmail razvili nekaj preprostih načinov, kako iskati. Kasneje je identične operatorje za iskanje vpeljal tudi Microsoft v svojih izdelkih, zato je izkušnja z iskanjem pravzaprav ista v Gmailu, programu Outlook ali pa na spletni strani Outlook.com in Office365.

Nekaj primerov (pazi, med dvopičjem in iskalnim parametrom ni presledkov):

  • from:Janez (pošta, ki sem jo prejel od Janeza)
  • from:Janez has:attachment  (pošta, ki sem jo prejel od Janeza in ima tudi priponko)
  • from:Janez blog (pošta, ki sem jo prejel od Janeza in vsebuje tudi besedo blog)
  • from:Janez subject:vstopnica (pošta, ki sem jo prejel od Janeza in v naslovu vsebuje besedo vstopnica)
  • to:Janez has:attachment before:2019/03/15  (pošta, ki sem jo poslal Janezu pred 15. marcem 2019 in ima priponko).

Seveda lahko operatorje from, to, has:attachment, before, after in druge, prosto uporabljaš enega za drugim in tako še bolj natančno spefcificiraš, kaj točno iščeš.