matic@bizkorner.siGSM: +386 41 364 023
Opažaš, da tvoji (prodajni) maili padajo med neželeno pošto? Na simpl način razloženo, kje je lahko problem …

Opažaš, da tvoji (prodajni) maili padajo med neželeno pošto? Na simpl način razloženo, kje je lahko problem …

Čas branja: 5 minut

Pred kratkim me je sodelavka pocukala za rokav, če ji lahko pomagam. Elektronska pošta, ki ji jo pošiljajo iz nekega pohištvenega salona, ji pada v spam folder njenega gmail poštnega predala. In to vsa njihova pošta – tako mesečni newslettri, kot njihova običajna poslovna komunikacija s strankami.

Nekaj minut kasneje, ko sem se malce razgledal in preveril, kar se da na hitro preveriti, sem zaključil, da elektronska pošta dotičnega prodajalca pohištva pada v spam praktično povsod tam, kjer  imajo na strežnikih vklopljene vsaj osnovne filtre za ločevanje SPAM sporočil. In to je praktično povsod.

Še posebej pri Googlu se vedno kaj dogaja. Tam je zadnje mesece prihajalo do takih sprememb, da je pričel v določenih primerih zavračati elektronsko pošto, ki je prihajala z domen, ki pač niso imele urejenih nekaj tehničnih malenkosti.

Z nekaj preprostimi ukazi lahko vešč IT administrator preveri, če so te tehnikalije vsaj približno nastavljene, kot je treba. Po mojih izkušnjah se da veliko večino primerov “padanja v spam” popraviti z razmeroma preprostimi popravki nastavitev domene ali pa strežnika, ki pošilja. Je pa seveda treba vedeti par stvari in prepoznati, v čem je problem.

Poglejva si malce bolj podrobno. Obljubim, da ne bom težil s težkimi tehničnimi detajli.

DNS in domene

DNS – to je neke vrste telefonski imenik interneta. Zaradi poizvedbe v DNS sistem tvoj brskalnik ve, na kateri strežnik mora iti, da lahko prikaže spletno stran, ki si jo vpisal v svoj priljubljeni brskalnik. Komunikacijske naprave oziroma internet na splošno v drobovju komunicira predvsem s številčnimi naslovi, ki pa si jih ljudje težko zapomnimo. No, koliko telefonskih številk veš na pamet?

Če vpišeš v brskalnik www.bizkorner.si, bo brskalnik naredil poizvedbo v DNS strežnike in dobil bo odgovor 212.44.102.209, ki je IP naslov spletnega strežnika, na katerem gostuje ta blog.

V DNS strežniku pa se ne shranjujejo le prej omenjene pretvorbe. Že zadnjih nekaj desetletij se na internetu bije neprestan boj med tistimi, ki pošiljajo enormne količine nežlene pošte in tistimi, ki skušajo spam zreducirati na minimum. Še vedno je tako, da so smetilci vedno kak korak pred tistimi, ki so nas uporabnike branijo.

In v DNS so se s časoma dodajala polja, ki so jih izkoriščali tudi sistemi za filtriranje neželene pošte. Tako bo vsak pametni lastnik domene poskrbel najprej za to, da bo svetu povedal, kateri strežniki smejo pošiljati elektronsko pošto iz njegove domene. Ja, na lastniku domene je ta odgovornost, kajti le on lahko te stvari popravlja. Večina tega seveda ne zna narediti sama, ampak za to pa smo na svetu strokovnjaki, ki znamo hitro videti, kaj je potrebno storiti.

V praksi opažam, da se na tako imenovane SPF zapise prevečkrat pozablja, velik problem pa je tudi že zatečeno stanje pri domenah, ki so stare deset in več let. Domen, ki SPF zapisa nimajo je še kar precej.

Do pred kratkim je veljalo, da je boljše, da domena nima SPF zapisa, kot da ima napačno konfiguriranega. A je seveda gugl naredil to, kar je bilo pričakovati že dalj časa. V določenih primerih je že pričel zavračati elektronsko pošto, ki pride iz domen, ki nimajo tega zapisa. Gre za tako imenovani Sender Policy Framework, skupek dogovorov in standardov, ki jih uporabljajo filtri. Na kratko in slikovito: SPF zapis na domeni bizkorner.si definira, katerim strežnikom jaz, lastnik domene, pustim, da pošiljajo pošto @bizkorner.si. Simple as that.

Lahko bi malce bolj zakompliciral in omenil še DKIM in DMARC, ampak vem, da bi te pa povsem zamoril, zato bom to pustil za drugič.

IT mora biti o vsem obveščen. Čisto zares.

Okej, denimo, da domači IT strokovnjak ne pozabi na SPF zapis v DNS strežniku. Nekega lepega dne pa se v marketinškem oddelku podjetja odločijo, da bodo pričeli svojim strankam pošiljati mesečni newsletter. Ker so nekje prebrali, da je kul, pričnejo uporabljati Mailchimp. In vsa pošta, ki jo pošljejo od tam, pristane v neželeni pošti. Kako, če pa SPF zapis obstaja?

Ja, seveda obstaja, ni pa več pravilen. Kar naenkrat so neki tuji strežniki (v tem primeru Mailchimpovi) pričeli pošiljati elektronsko pošto za domeno podjetja. Spam filter pa bo ob tem, ko bo dobil sporočilo, najprej šel v DNS pogledati, če ima domena SPF zapis. Če ga ima, bo preveril, ali je sporočilo prišlo s strežnika, ki ima dovoljenje. Če ga ima, ga spusti naprej, če ga nima, ga v najslabšem primeru tudi zavrne, največkrat pa dostavi v folder neželene pošte.

Okej, sistemski administratorji popravijo konfiguracijo, da ustreza novi realnosti v podjetju. A nato se v marketingu po nekaj mesecih zedinijo, da jim Mailchimp ne ustreza več in zato izberejo drugega ponudnika za dostavo newslettrov, recimo SqualoMail, ki je slovenskega porekla.

In sporočila spet letijo v spam. Pa zakaj, hudirja? Ja seveda, ITjevcev ni nihče nič vprašal in ne obvestil, da so zamenjali ponudnika. Nov ponudnik je tujek, ki ga konfiguracija SPF zapisa še ne dopušča.

Skratka, nauk tovrstnih zapletov: o vseh stvareh je potrebno obveščati tudi IT oddelek. Pa naj gre za novo spletno stran, novega ponudnika interneta ali drugih stvari, ki so kakor koli povezane z internetnom, računalnikom ali telefonijo.

Boljše, da se vpraša kakšno stvar preveč in da se računalničarje nadleguje, kot pa da se v podjetju nekega jutra zbudijo in jim “nič ne dela.”

Zmeda s tehnikalijami je velik problem predvsem tam, kjer vpleteni (denimo razvijalci spletnih strani, ponudniki marketinških storitev, tudi sistemci niso izjema) ne poznajo osnov delovanja interneta.

Situacija pa se izboljšuje, kajti računalništvo v oblaku je vedno bolj prepoznano kot odlična stvar (denimo Microsoft Office 365 ali Google Business Suite). Tehnološki velikani imajo pri sebi seveda stvari dobro poštimane in te bodo v nedogled nadlegovali z opozorili, da konfiguracija tvoje domene ni okej. Še enkrat: Microsoft ne more popraviti DNS zapisov za tvojo domeno, kajti ti si lastnik in skrbnik le-te.

Imaš v firmi lasten strežnik, ki ti streže pošto?

Lahko bi šel v zelo tehnične detajle, kaj ponavadi praksa pokaže, ko gre za nastavitve strežnikov, ki pošiljajo pošto v spam, namesto v uporabnikov inbox.

Ampak, bom še malo ostal pri DNS nastavitvah, le da tokrat malenkostno bolj tehnično. Ko iz tvojega Outlooka, Thunderbirda ali drugega programa, pošlješ elektronsko pošto, bo torej najprej pristala na poštnem strežniku, ki bo nato poskušal ugotoviti, kam mora poslati digitalnega poštnega goloba – preveri torej, na kateri ciljni strežnik moram poslati pošto. To je spet zapisano v DNS zapisih in sicer kot zapis MX (mail exchanger).

Ko pošta potuje od strežnika do strežnika, se le-ti med seboj dobesedno pogovarjajo in tak pogovor tudi pričnejo s prav človeškim pozdravom, ki se mu priročno reče kar HELO (ali pa EHLO v modernejših verzijah). Na koncu sledi nič kaj prijazni Quit, prejemnik strežnik pa odgovori s suhoparnim Bye.

V desetletjih boja proti spamu se je v tej industriji izoblikovalo nekaj dogovorov, ki so zapisana tudi v tako imenovanih RFC standardih. Da se ne bom preveč zapletal v tehnične detajle, bom zapisal samo to, da je zelo pomembno, kako se dotičen strežnik predstavi, kajti prejemnik bo najbrž naredil nekaj testov, s katerimi bo preveril, če je vse res. In če ni, lahko pošto zavrže. Odvisno od nastavitev, ki si jih je sistemski administrator zamislil.

Čim bolj si kot pošiljatelj skladen z vsemi priporočili, tem večja je šansa, da tvoji maili pristanejo v inboxu in ne v spam folderju.

Lahko pa si tehnično 100% skladen, pa ti maili še vedno padajo v spam. No, potem je treba pa pogledati vsebino samih mailov. V to se bova pa zakopala v prihodnjih blog postih.